• Adress: Holländargatan 17 | Wallingatan 2
  • Ring oss: 08-121 530 50
  • Mail: info@westmanska.se

Planera Konferens

Planera Konferens

Planera konferens

Planera konferens här på Westmanska Palatset – med vår hjälp och med hjälp av vår checklista för konferensbokare.

En väl förberedd konferens ger dina konferensgäster möjlighet att mötas under angenäma och välordnade former.

Vad för slags konferens planerar du?

En konferens kan vara många olika former av konferens. Det kan vara för att ta del av information – eller delta i ett ömsesidigt informationsutbyte i diskussioner. Det kan vara att lyssna på föredrag eller föreläsningar. Det kan vara utställningar med planer och information om kommande projekt med diskussioner om dessa.

Vilka har du tänkt bjuda in till din konferens?

En konferens kan ha många gäster och få gäster, beroende på hur själva mötet utformas. Det kan vara en sammankomst mellan kollegor som behöver undkomma arbetsplatsens dagliga stress för att planera sitt arbete inför kommande utmaningar. Det kan vara en kanske ännu större sammankomst mellan t.ex. branschkollegor eller helt branschöverskridande sammankomster.

Oavsett vilket, så är nyckelorden att en lyckad konferens skall vara väl planerad!

Planera konferens? Ta hjälp av vår checklista för konferensbokare!

Att planera en konferens är inte alltid det lättaste. Här på Westmanska Palatset arbetar vi alltid för att göra saker och ting enklare för dig som konferensbokare.

En konferensplanering börjar ofta med en enklare typ av checklista. Det hjälper dig så att du får med allt du behöver tänka på inför själva konferensen.

Vilket framför allt medför att du tänker på alla detaljer. Vi hjälper dig med alla de frågor som kan uppstå när du planerar din konferens.

Tveka inte att fråga oss om det är något du undrar över eller behöver hjälp med.

Checklista för din konferensplanering

Planeringen sitter alltid i detaljerna. Den bästa av planeringar kan stupa på detaljer. Speciellt de där detaljerna som man glömde bort att tänka på.

När man planerar en konferens så finns det alltid många detaljer som man behöver fundera över.

Att tänka på:

  • Dels är det syftet med själva konferensen och vilka som skall bjudas in till den.
  • Det är givetvis bra att se till att konferensdeltagarna kommer att bli nöjda, belåtna och välinformerade.

Det finns också frågor om:

  • Presentationsteknik
  • Önskad konferensmöblering
  • Teknik
  • Särskilda behov hos enskilda konferensdeltagare
  • Särskilda kostavvikelser
  • Logistik

Och allt annat därtill som det kan vara bra att tänka på innan det är dags för konferensen.

Planering konferens

Du är aldrig ensam när du planerar en konferens hos Westmanska Palatset. Vi är vana vid alla de funderingar och frågor som kan uppstå i samband med en konferensplanering. Vi vet hur ofta nya, oväntade frågor dyker upp så fråga oss om din konferens!

Vi kan, om du så önskar, lotsa dig genom de olika stegen i din konferensplanering. Kontakta oss, så berättar vi hur det fungerar hos oss och diskuterar vilka förutsättningar du behöver för att er konferens skall bli lyckad.

Vi hjälper dig mer än gärna!

Checklista

Lokalen – Kan mötet delas upp i flera mindre lokaler eller kanske till och med under flera dagar, för att sprida ut deltagarna? Fråga oss om möjligheter så hjälper vi till.

Fråga efter så kallad “coronasittning” med glesare möblering mellan bord och stolar för att enklare kunna hålla avstånd.

Transport – Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt?

Antal personer – Hur många räknar du med kommer? Är det samma antal under hela dagen eller tillkommer eller försvinner folk (talare, deltagare) under dagen? Meddela oss så det blir rätt antal till fika och lunch.

Möblering – Vilken typ av möblering önskas? Detta går ofta hand i hand med typen av föreläsning eller utbildning som sker. Biosittning lämpar sig väldigt bra när det gäller större antal deltagare medan ö-gruppen kanske lämpar sig bättre vid grupparbeten.

Starttid, sluttid och förberedelsetid – Har ni körschemat klart? Meddela oss vid avstämningen så vi alla är på samma spår och vet vad som gäller.

Tider för fika och lunch – Vilka tider önskar ni ert förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika? Planerar ni in bensträckare utöver dessa tider?

Eventuella kostavvikelser – Förekommer det några särskilda matavvikelser vi bör känna till? Meddela oss om detta så går allting mycket snabbar och smidigare.

Vilken teknisk utrustning behövs – Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan deltaga digitalt via länk?

Finns videoskärm, teknik för livestreaming eller studio på plats på anläggningen? Glöm inte att begära in prisuppgifter om speciella tekniska önskemål redan i din förfrågan.

Alla våra konferensrum har LED-projektor i full HD samt högtalarsystem från BOSE. Hörsalen är utrustad med en Laser LED-projektor i full HD samt högtalarsystem från BOSE. Utöver detta finns det fyra myggor/headsets samt 2 handmikrofoner. Meddela oss ifall ni har önskemål utöver detta såsom inspelning, streaming, videokonferens etc. Vi samarbetar med externa företag och kan naturligtvis hjälpa dig med detta.

Särskilda behov – Meddela oss om ni har några särskilda behov så ska vi se till att det blir bra. Finns det deltagare som t ex sitter i rullstol eller elrullstol? Vi kan behöva göra extraplats för detta i ert konferensrum. Meddela oss innan så vi kan förbereda rummet för detta

Eget ansvar – Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.