Planera konferens

Planera konferens här på Westmanska Palatset - med vår hjälp och med hjälp av vår checklista för konferensbokare.

TILL CHECKLISTAN

 

En väl förberedd konferens ger dina konferensgäster möjlighet att mötas under angenäma och välordnade former.

Vad för slags konferens planerar du?

En konferens kan vara många olika former av konferens. Det kan vara för att ta del av information – eller delta i ett ömsesidigt informationsutbyte i diskussioner. Det kan vara att lyssna på föredrag eller föreläsningar. Det kan vara utställningar med planer och information om kommande projekt med diskussioner om dessa.

Vilka har du tänkt bjuda in till din konferens?

En konferens kan ha många gäster och få gäster, beroende på hur själva mötet utformas. Det kan vara en sammankomst mellan kollegor som behöver undkomma arbetsplatsens dagliga stress för att planera sitt arbete inför kommande utmaningar. Det kan vara en kanske ännu större sammankomst mellan t.ex. branschkollegor eller helt branschöverskridande sammankomster.

Oavsett vilket, så är nyckelorden att en lyckad konferens skall vara väl planerad!

Bokningsförfrågan

Planera konferens? Ta hjälp av vår checklista för konferensbokare!

Planera konferens är inte alltid det lättaste. Här på Westmanska Palatset arbetar vi alltid för att göra saker och ting enklare för dig som konferensbokare.

En konferensplanering börjar ofta med en enklare typ av checklista. Det hjälper dig så att du får med allt du behöver tänka på inför själva konferensen.

Vilket framför allt medför att du tänker på alla detaljer. Vi hjälper dig med alla de frågor som kan uppstå när du planerar din konferens.

Tveka inte att fråga oss om det är något du undrar över eller behöver hjälp med.

Checklista för din konferensplanering

Planeringen sitter alltid i detaljerna. Den bästa av planeringar kan stupa på detaljer. Speciellt de där detaljerna som man glömde bort att tänka på.

När man planerar en konferens så finns det alltid många detaljer som man behöver fundera över.

Att tänka på:

  • Dels är det syftet med själva konferensen och vilka som skall bjudas in till den
  • Det är givetvis bra att se till att konferensdeltagarna kommer att bli nöjda, belåtna och välinformerade

Det finns också frågor om:

  • Presentationsteknik
  • Önskad konferensmöblering
  • Särskilda behov hos enskilda konferensdeltagare
  • Logistik

Och allt annat därtill som det kan vara bra att tänka på innan det är dags för konferensen.

Planering konferens

Du är aldrig ensam när du planerar en konferens hos Westmanska Palatset. Vi är vana vid alla de funderingar och frågor som kan uppstå i samband med en konferensplanering. Vi vet hur ofta nya, oväntade frågor dyker upp så fråga oss om din konferens!

Vi kan, om du så önskar, lotsa dig genom de olika stegen i din konferensplanering. Kontakta oss, så berättar vi hur det fungerar hos oss och diskuterar vilka förutsättningar du behöver för att er konferens skall bli lyckad.

Vi hjälper dig mer än gärna!

Checklista

Antal personer – Hur många räknar du med kommer? Är det samma antal under hela dagen eller tillkommer eller försvinner folk (talare, deltagare) under dagen? Meddela oss så det blir rätt antal till fikor och lunch.

Möblering – Vilken typ av möblering önskas? Detta går ofta hand i hand med typen av föreläsning eller utbildning som sker. Biosittning lämpar sig väldigt bra när det gäller större antal deltagare medan ö-gruppen kanske lämpar sig bättre vid grupparbeten.

Starttid, sluttid och förberedelsetid – Har ni körschemat klart? Meddela oss vid avstämningen så vi alla är på samma spår och vet vad som gäller.

Tider för fika och lunch – Vilka tider önskar ni ert förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika? Planerar ni in bensträckare utöver dessa tider? Ska det då

Eventuella kostavvikelser – Förekommer det några särskilda matavvikelser vi bör känna till? Meddela oss om detta så går allting mycket snabbar och smidigare.

Vilken teknisk utrustning behövs – Alla våra konferensrum har LED-projektor i full HD samt högtalarsystem från BOSE. Hörsalen är utrustad med en Laser LED-projektor i full HD samt högtalarsystem från BOSE. Utöver detta finns det fyra myggor/headsets samt 2 handmikrofoner. Meddela oss ifall ni har önskemål utöver detta såsom inspelning, streaming, videokonferens etc. Vi samarbetar med externa företag och kan naturligtvis hjälpa dig med detta.

Särskilda behov – Meddela oss om ni har några särskilda behov så ska vi se till att det blir bra. Finns det deltagare som t ex sitter i rullstol eller elrullstol? Vi kan behöva göra extraplats för detta i ert konferensrum. Meddela oss innan så vi kan förbereda rummet för detta