Allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang
Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.
- Definitioner
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahållits med eller utan logi och/eller förtäring, t ex för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning.
Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget.
Med WEK avses leverantören Westmans Event & Konferens AB (Westmanska Palatset i folkmun), som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster. - Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt. Först när beställaren returnerat den underskrivna bekräftelsen i sin helhet (inkl. arrangemangslista) föreligger ett för båda parter bindande avtal. - Allmänna villkor
Beställaren har tillträde till lokalen under den tid som framgår av bokningsbekräftelsen. Har beställaren särskilda önskemål gällande t ex säkerhetsarrangemang, musik/underhållning, specialkost, husdjur skall det framföras redan vid beställningstillfället så att detta tydligt framgår av bekräftelsen. I priset för förhyrd lokal ingår viss utrustning. All övrig teknisk utrustning samt konferenstjänster debiteras enligt gällande prislista eller offert. För utställningsverksamhet gäller specifika regler och anvisningar. Det är beställarens ansvar att informera och tillse att utställare följer WEKs villkor gällande utställningar.
Beställaren förbinder sig att följa myndigheternas och/eller WEKs krav att inte belasta förhyrda utrymmen med mer besökare eller material än vad utrymningsvägar och säkerhetsföreskrifter medger.
WEK har rätt att flytta beställarens arrangemang till annan likvärdig lokal, om det kan ske utan men för beställaren. Beställaren har i dessa fall inte rätt till ersättning. Däremot skall WEK ersätta beställaren om särskilda kostnader uppkommer pga. flytt till annan lokal.
Beställaren äger rätt att under sitt arrangemang fotografera, filma etc. under förutsättning att det sker under den tid beställaren förhyrt lokalerna samt att syftet är för internt bruk alt. för den egna marknadsföringen. WEK äger rätt att fotografera samt filma för eget bruk, samt publicera i sin egna marknadsföring. WEK äger rätt att skriva om beställarens arrangemang i egen marknadsföring. - Restaurangservice
All servering och försäljning av mat, inklusive frukt och dryck, handhas av WEK. Beställaren äger inte rätt att anlita annan leverantör eller själv ombesörja eller hantera livsmedel/drycker inom leverantörens byggnader eller markområde. Dessa regler följer gällande lagstiftning rörande livsmedel och alkohol. - Deposition – förskottsbetalning
WEK förbehåller sig rätten att begära deposition för att bekräfta bokningen. WEK förbehåller sig rätten att begära kreditupplysning samt att begära förskottsbetalning av det totala beställningsvärdet. Faktura på förskottsbeloppet sänds efter bekräftad bokning. Förskottsbetalning kan även begäras mellan bekräftelsedagen och genomförandet om WEK anser att skäl finns. Betalas inte förskottet inom angiven tid är beställningen inte bindande för WEK. - Ansvar för egendom
WEK har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i dess konferenslokaler och övriga allmänna utrymmen. Om WEK eller någon av dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt och därigenom orsakat att beställarens eller egendom som tillhör deltagare i arrangemanget skadats eller förkommit svarar WEK härför gentemot beställaren. WEK ansvarar dock för egendom som förvaras i av WEK låst förvaringsutrymme. Om beställaren avser förvara egendom värd mer än ett halvt basbelopp i WEKs förvaringsutrymmen skall beställaren upplysa WEK om detta. WEK ansvarar för sådan egendom endast om WEK skriftligen åtagit sig att ansvara för egendomen. Om beställaren före arrangemangets början vill skicka material till WEK ansvarar WEK för sådan egendom endast efter skriftlig överenskommelse. WEK tar inte ansvar för betalning av fraktkostnader för levererat gods. - Beställarens ansvar för skada
Beställaren är ansvarig för skada som denne själv eller deltagare i arrangemanget orsakar WEK oavsett om det sker uppsåtligt, av vårdslöshet eller oaktsamhet. - Betalningsvillkor
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen och arrangemanget uppkomna kostnader. Betalning skall ske enligt överenskommelse.
Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid inom 30 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har WEK rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med 18%.
Samtliga priser är exklusive moms. Moms tillkommer enligt gällande skatteregler. Lokalhyra, alkohol, teknik, personal 25% moms. Förtäring, alkoholfria dryck 12%
www.skatteverket.se. - Reservation för prisändringar
a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är WEK berättigad att
debitera pristillägg som motsvarar kostnadsökningen. b) Om WEK vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som anges ovan, skall WEK vid bokningstillfället tydligt informera om att prisförändringar kan komma att ske. - Avbeställningsregler teknik
c) WEK skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.
- Avbeställningsregler konferenslokaler
Vid beställningar som omfattar flera lokaler i olika kategorier gäller ersättningsreglerna för den största av de bokade lokalerna.
Vid avbeställning skall beställaren erlägga enligt följande: Bryggarkungen:
25% av beställningens värde vid avbokning senare än 3-6 månader före första förhyrningsdag.
50% av beställningens värde vid avbokning senare än 2-3 månader före första förhyrningsdag.
75% av beställningens värde vid avbokning senare än 1-2 månader före första förhyrningsdag.
100% av beställningens värde vid avbokning senare än 0-1 månader före första förhyrningsdag.
Övriga rum:
100% av beställningens värde vid avbokning senare än 4 veckor före första förhyrningsdag.
Utställningsytor:
50% av beställningens värde vid avbokning senare än 4 veckor före första förhyrningsdag.
Ombokning/flytt av datum
Om beställaren 4 veckor innan bokningens utförande väljer att flytta bokningen till senare datum görs detta kostnadsfritt. Bokningen behåller dock sin tidigare avbokningspolicy enligt ovan, då denna inte nollställs. - Avbeställningsregler restaurang
Vid avbeställning skall beställaren erlägga enligt följande: Fri avbokning 60 dagar före bokningsdatumet.
Lokalhyra
Om beställaren betalat lokalhyra för att låsa ett datum återbetalas inte summan vid avbokning.
Vid avbeställning skall beställaren erlägga enligt följande: 25% av beställningens värde vid avbokning senare än 3 veckor innan arrangemangets första dag.
50% av beställningens värde vid avbokning senare än 2 veckor innan arrangemangets första dag.
100% av beställningens värde vid avbokning senare än 1 vecka innan arrangemangets första dag.
Vid avbeställning av offererad specialteknik såsom t ex videokonferensutrustning skall beställaren erlägga enligt följande:
20% av beställningens värde vid avbokning senare än 3 månader innan arrangemangets första dag.
40% av beställningens värde vid avbokning senare än 1 månad innan arrangemangets första dag.
100% av beställningens värde vid avbokning senare än 2 veckor innan arrangemangets första dag. - Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför WEKs kontroll, berättigar WEK att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd. - Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd (Sveriges Besöksnäring) kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut. WEK är medlem i Visita.
Gäller fr.o.m. 2017-08-10